डिवाइस एज़ अ सर्विस: मंथली प्लान में क्या-क्या मिलता है, पहले पढ़ें

मंथली डिवाइस प्लान में सबसे ज़रूरी बात यह समझना है कि हर महीने के भुगतान में कौन-सा काम शामिल है। दफ्तर में लैपटॉप पहुंच जाना इस पूरे इंतज़ाम का सिर्फ एक हिस्सा है। कॉन्फ़िगरेशन, सपोर्ट, रिप्लेसमेंट और आखिर में डिवाइस की वापसी में अलग-अलग लोग, खर्च और ज़िम्मेदारियां जुड़ी हो सकती हैं। Device as a Service में इस काम के तय हिस्से एक मैनेज्ड ऑफर में आ जाते हैं।

ऐसा एग्रीमेंट उपकरण के इस्तेमाल को लाइफसाइकल सर्विसेज़ के साथ जोड़ता है। इसमें बिज़नेस लैपटॉप, MacBook, डेस्कटॉप और तय किया गया दूसरा हार्डवेयर आ सकता है। असल सवाल यह है कि बताई गई मंथली रकम में प्रोवाइडर कौन-से काम अपने ज़िम्मे लेता है। उपकरण का ब्योरा और सर्विस का दायरा साथ पढ़ना चाहिए। दो कोटेशन का नाम एक जैसा हो सकता है, फिर भी ग्राहक पर ज़िम्मेदारियां अलग हो सकती हैं। सिर्फ हार्डवेयर की मरम्मत वाला पैकेज उस पैकेज से अलग है जिसमें कॉन्फ़िगरेशन, डिप्लॉयमेंट और डिवाइस मैनेजमेंट भी शामिल हो।

डिवाइस के साथ क्या आएगा, यह भी एग्रीमेंट में साफ होना चाहिए: डिवाइस का प्रकार, कॉन्फ़िगरेशन और एक्सेसरीज़। यह भी लिखा हो कि डिलीवरी में ऑपरेटिंग-सिस्टम बिल्ड, कंपनी की सेटिंग, एसेट आइडेंटिफिकेशन या दफ्तर में इंस्टॉलेशन शामिल है या नहीं। सॉफ्टवेयर लाइसेंस, बिज़नेस अकाउंट और एक्सेस की मंज़ूरी को अलग से देखना पड़ता है। कंप्यूटर मिलने का मतलब यह नहीं कि स्टाफ की हर एप्लिकेशन भी मिल गई। तय कर लें कि लाइसेंस कौन देगा, डिवाइस कौन सेट करेगा और काम के लिए तैयार होने की पुष्टि कौन करेगा।

इस्तेमाल के दौरान खराबी आए तो सपोर्ट में हेल्पडेस्क, डायग्नोसिस, मरम्मत और रिप्लेसमेंट की लॉजिस्टिक्स आ सकती है, और इनके मतलब अलग-अलग हैं। रिमोट ट्रबलशूटिंग से सेटिंग की दिक्कत सुलझ सकती है, जबकि हार्डवेयर फॉल्ट में डिवाइस उठवाना या दूसरा डिवाइस देना पड़ सकता है। पूछ लें कि कर्मचारी समस्या कैसे बताएगा, सपोर्ट के घंटे क्या हैं और रिस्पॉन्स का क्या वादा है। मरम्मत में उम्मीद से ज़्यादा समय लगे तो क्या होगा, यह भी पूछें। रिस्पॉन्स और रिप्लेसमेंट की प्रतिबद्धता आपकी लोकेशन और उपकरणों के हिसाब से लिखी होनी चाहिए, सिर्फ मैनेज्ड सपोर्ट के आम वादे से अंदाज़ा नहीं लगाना चाहिए। यह भी देखें कि मदद रिमोट मिलेगी, दफ्तर में या डिवाइस उठाकर, और क्या सभी लोकेशन पर यही व्यवस्था लागू है। राष्ट्रीय स्तर पर उपलब्धता बताने वाले विवरण को भी आपकी ज़रूरत के हिसाब से सपोर्ट समझाना होगा।

मैनेज्ड सर्विस में डिवाइस के रिकॉर्ड, स्टेटस रिपोर्टिंग और तय कॉन्फ़िगरेशन बदलाव आ सकते हैं। सिक्योरिटी अपडेट, एप्लिकेशन डिप्लॉयमेंट और एंडपॉइंट टूल्स का दायरा साफ होना चाहिए। सिर्फ DaaS लिख देने से पता नहीं चलता कि कौन-सा प्लेटफॉर्म इस्तेमाल हो रहा है या कौन-से कंट्रोल चालू हैं। एक्सेस पॉलिसी बनाना, यूज़र को अधिकृत करना और बदलाव की मंज़ूरी किसके पास होगी, यह तय करना फिर भी आपके बिज़नेस का काम रहता है। प्रोवाइडर के कामों के साथ अपनी टीम की ज़िम्मेदारियां भी लिख लें। डिवाइस आउटसोर्स करने से हर IT फैसला आउटसोर्स नहीं हो जाता।

एग्रीमेंट के दौरान उपकरण की मरम्मत हो सकती है, उसे किसी और को दिया जा सकता है या बदला जा सकता है। तय करें कि इसका असर डिवाइस रिकॉर्ड, एक्सेसरीज़, सॉफ्टवेयर सेटअप और चार्ज पर कैसे पड़ेगा। रिप्लेसमेंट का कॉन्फ़िगरेशन साफ तय हो, सिर्फ बराबर की मशीन का अधूरा वादा न हो। डेटा ट्रांसफर और बैकअप की ज़िम्मेदारी भी किसी की होनी चाहिए। खराब डिवाइस देने से पहले प्रक्रिया पक्की कर लें और जो काम मंथली सर्विस से बाहर है, उसे पहचान लें। यह न मानें कि हार्डवेयर बदलने में एप्लिकेशन माइग्रेशन या ऐसी जानकारी की रिकवरी भी आती है जिसका बैकअप कभी लिया ही नहीं गया।

मंथली बिलिंग सिर्फ भुगतान का शेड्यूल बताती है। इससे ग्राहक को अपने आप महीने-दर-महीने का कॉन्ट्रैक्ट या उपकरण लौटाने का खुला हक नहीं मिल जाता। अवधि, बढ़ोतरी, एक्सटेंशन और समय से पहले खत्म करने की शर्तें एग्रीमेंट में पक्की कर लें। computer leasing और DaaS की तुलना करते समय भुगतान के साथ लिखी हुई ज़िम्मेदारियां भी देखें। लीज़ में भी सपोर्ट शामिल हो सकता है। असली फर्क तय सेवाओं और प्रतिबद्धताओं में है, और अकाउंटिंग ट्रीटमेंट की पुष्टि बिज़नेस को अलग से करनी चाहिए।

अवधि खत्म होने पर उपकरण कैसे वापस लिया जाएगा, किस हालत में चाहिए और डेटा हैंडलिंग का रिकॉर्ड कैसे रहेगा, यह पहले तय हो। रिफ्रेश, सैनिटाइज़ेशन या रिटायरमेंट सर्विस शामिल हैं तो उनका दायरा और प्रोवाइडर जो सबूत देगा, वह साफ हो। मालिकाना हक मिल जाएगा, यह कभी न मानें। ऐसी मंथली सर्विस चुनें जिसमें उपकरण और ज़िम्मेदारियां लिखित में समझ आती हों। कोटेशन से साफ होना चाहिए कि क्या आएगा, उसे कौन सपोर्ट करेगा और इंतज़ाम कैसे खत्म होगा।