कंपनी का बॉयलरप्लेट ऐसे लिखें कि पत्रकार उसे सच में इस्तेमाल करें

PR की ज्यादातर गाइड एक बात छोड़ देती हैं: पत्रकार आपका बॉयलरप्लेट शायद ही कभी दोबारा लिखते हैं। वे उसे कॉपी कर लेते हैं। डेडलाइन के दबाव में उन्हें एक ऐसा वाक्य चाहिए होता है जो बताए कि आप कौन हैं, और वह वाक्य आप उन्हें पहले से थमा चुके होते हैं। अगर वह वाक्य धुंधला है या भारी-भरकम शब्दों से भरा है, तो या तो कट जाता है या, इससे भी बुरा, जस का तस छप जाता है। इसलिए कंपनी का बॉयलरप्लेट लिखते वक्त उस इंसान को सोचिए जो उसे कॉपी करेगा।

पत्रकार बॉयलरप्लेट को असल में तीन तरह से इस्तेमाल करते हैं। पहला, फैक्ट चेक। रिलीज के ऊपर की डेटलाइन बताती है कि खबर कहां और कब की है, जबकि बॉयलरप्लेट बताता है कि आप कौन हैं। खबर छपने से पहले कंपनी का नाम, स्थापना का साल और जगह देखने की पहली जगह यही होती है। दूसरा, बैकग्राउंड लाइन। लेख के बीच में आने वाला वह वाक्य, जैसे "2015 में शुरू हुई, लीड्स की यह कंपनी अब 2,000 से ज्यादा नियोक्ताओं के साथ काम करती है।" यह अक्सर सीधे बॉयलरप्लेट से आता है। तीसरा, बाद की कवरेज। महीनों बाद किसी राउंडअप या मार्केट रिपोर्ट में आपकी कंपनी का जिक्र हो, तो लेखक छोटे से विवरण के लिए पुरानी रिलीज खोल सकता है।

Tech Digital Labs के मुताबिक, वह जिन प्रेस रिलीज पर काम करती है उनमें सबसे ज्यादा सुधार जानकारी जोड़ने का नहीं होता। सबसे ज्यादा काम उस प्रचार वाली भाषा को हटाने का होता है जिसे न्यूजरूम वैसे भी निकाल देता।

बॉयलरप्लेट लिखने के पांच कदम हैं, चाहे आप शुरू से लिख रहे हों या बरसों पुराना ठीक कर रहे हों। पहला कदम: आप क्या करते हैं, इस पर एक वाक्य लिखिए, जिसमें तीन चीजें हों: आपका नाम, आप क्या देते हैं और किसके लिए। अगर यह एक वाक्य में नहीं आता, तो आगे मत बढ़िए, क्योंकि बाकी सब इसी लाइन के साफ होने पर टिका है।

दूसरा कदम: वे तथ्य जोड़िए जो रिपोर्टर को वरना खुद खोजने पड़ते। यानी कंपनी कब शुरू हुई, कहां है, और आपका आकार दिखाने वाले एक-दो आंकड़े। जो भी चुनें, वह ताजा हो और कोई पूछे तो आप उसे साबित कर सकें। तीसरा कदम: थर्ड पर्सन और प्रेजेंट टेंस में लिखिए। "हम" या "हमारा" की जगह "कंपनी" या अपना नाम लिखिए। क्रिया वर्तमान में रखिए, यानी "provides", न कि "has been providing"। वजह यह है कि न्यूज कॉपी इसी तरह लिखी जाती है, इसलिए पत्रकार आपका टेक्स्ट बिना बदले लेख में डाल सकता है।

चौथा कदम: इसे 80 से 120 शब्दों तक छांट दीजिए। विशेषण, प्रोडक्ट की लिस्ट, मिशन स्टेटमेंट और वह सब कुछ हटाइए जिसे रिपोर्टर कोट नहीं करेगा। स्टैंडर्ड प्रेस रिलीज बॉयलरप्लेट के लिए 80 से 120 शब्द ठीक रहते हैं। यह एक पैराग्राफ में आ जाता है और जल्दी पढ़ा जाता है। पांचवां कदम: रिपोर्टर टेस्ट। ड्राफ्ट किसी ऐसे व्यक्ति को दीजिए जो आपकी कंपनी को नहीं जानता। उसे तीस सेकंड दीजिए, फिर कहिए कि एक वाक्य में बताए कि आप क्या करते हैं। बता दे, तो काम पूरा। झिझके, या आपका कोई भारी शब्द ही दोहरा दे, तो पहले कदम पर लौटिए।

एक उदाहरण देखिए। काल्पनिक कंपनी Quillon का "पहले" वाला बॉयलरप्लेट कहता है कि वह दुनिया का सबसे अग्रणी और सबसे नवोन्मेषी पेरोल सॉल्यूशन है, और ग्राहकों को अपनी क्रांतिकारी प्लेटफॉर्म से पूरी क्षमता दिलाने का दावा करता है। अंत में सेल्स ईमेल देकर फ्री डेमो बुक करने को कहा गया है। "बाद" वाला संस्करण बताता है कि Quillon Payroll ब्रिटेन और आयरलैंड के छोटे और मझोले कारोबारों के लिए क्लाउड पेरोल और HR प्लेटफॉर्म है। कंपनी 2015 में शुरू हुई, उसका मुख्यालय लीड्स में है, और वह हर महीने 2,300 से ज्यादा नियोक्ताओं और करीब 85,000 कर्मचारियों का पेरोल प्रोसेस करती है। उसमें 120 लोग काम करते हैं।

बदला क्या? "दुनिया का सबसे अग्रणी" और "क्रांतिकारी" जैसे दावे हटे, क्योंकि इन्हें कोई जांच नहीं सकता। "हम" और "हमारा" थर्ड पर्सन बन गए। सेल्स ईमेल और डेमो का ऑफर भी गया, क्योंकि वह न्यूज डॉक्यूमेंट में नहीं जंचता। उसकी जगह वह आया जो रिपोर्टर को चाहिए: स्थापना का साल, जगह, बाजार, दो असली आंकड़े और सॉफ्टवेयर के काम का सीधा ब्योरा।

संपादक जिन गलतियों पर बॉयलरप्लेट लौटा देते हैं, वे ये हैं: "disruptive", "game-changing" और "best-in-class" जैसे हाइप वाले शब्द, जो लगभग हर बार कट जाते हैं; पहले पुरुष में लिखना, क्योंकि हर "हम" पर संपादक को वाक्य दोबारा लिखना पड़ता है; पुराने पड़ चुके तथ्य, जैसे पुराना दफ्तर का पता या पिछले साल के ग्राहकों की गिनती; दस प्रोडक्ट और पंद्रह अवॉर्ड की लंबी लिस्ट; और ऐसा जार्गन जिसे इंडस्ट्री के बाहर कोई नहीं समझता।

बॉयलरप्लेट कब अपडेट करें? जब उसमें लिखा कोई तथ्य गलत हो जाए। आम तौर पर रीब्रांडिंग, फंडिंग राउंड, अधिग्रहण, नए उद्योगों या बाजारों में विस्तार, या ऐसी नई प्रोडक्ट लाइन के वक्त, जो कंपनी का कारोबार बदल दे। अपडेट करें तो हर जगह एक साथ करें: वेबसाइट, LinkedIn पेज और मीडिया किट। दो अलग संस्करण देखने वाला पत्रकार नहीं जान पाएगा कि किस पर भरोसा करे। बड़ा कुछ न हो, तब भी हर छह महीने में एक नजर डाल लेना ठीक है, क्योंकि आंकड़े खिसकते रहते हैं और किसी पत्रकार के पुराना आंकड़ा छाप देने तक किसी को पता नहीं चलता।

आम सवालों के जवाब भी यही हैं। बॉयलरप्लेट आम तौर पर 80 से 120 शब्दों का हो, ताकि मुख्य तथ्य आ जाएं और वह दूसरी प्रेस रिलीज न बन जाए। CEO या संस्थापक का नाम तभी डालें जब वह कंपनी की पहचान से गहराई से जुड़ा हो, जैसे कोई जाना-माना संस्थापक; वरना नाम रिलीज के मुख्य हिस्से के लिए रखें। और अगर कंपनी पब्लिक है, तो हां, कंपनी के नाम के ठीक बाद एक्सचेंज और टिकर सिंबल दें, जैसे "(NASDAQ: XXXX)"।