मासिक डिव्हाइस प्लॅनमध्ये नेमकी कोणती कामे येतात, ते करारात लिहून घ्या

मासिक डिव्हाइस प्लॅन घेताना आपण दरमहा जे पैसे भरतो, त्यात कोणते काम येते हे समजून घेणे महत्त्वाचे आहे, असे लेखकाचे मत आहे. ऑफिसमध्ये लॅपटॉप येणे हा या व्यवस्थेचा फक्त एक भाग असतो. कॉन्फिगरेशन, सपोर्ट, बदली आणि शेवटी डिव्हाइस परत घेणे यात वेगवेगळी माणसे, खर्च आणि बांधिलकी गुंतलेली असू शकते. डिव्हाइस ॲज अ सर्व्हिस म्हणजे या कामांपैकी ठरलेले भाग एकत्र करून दिलेली व्यवस्थापित सेवा.

अशा करारात उपकरणांची उपलब्धता आणि ठरलेल्या लाइफसायकल सेवा एकत्र येतात. बिझनेस लॅपटॉप, मॅकबुक, डेस्कटॉप आणि ठरलेली इतर हार्डवेअर त्यात असू शकतात. ठरलेल्या मासिक रकमेत पुरवठादार कोणती कामे स्वतःवर घेतो, हा खरा प्रश्न आहे. म्हणून उपकरणाचे वर्णन आणि सेवांची व्याप्ती दोन्ही एकत्र वाचावे. दोन कोटेशनवर नाव एकच असले तरी ग्राहकावर येणाऱ्या जबाबदाऱ्या वेगळ्या असू शकतात. फक्त हार्डवेअर दुरुस्ती देणारे पॅकेज आणि कॉन्फिगरेशन, डिप्लॉयमेंट व सततचे डिव्हाइस व्यवस्थापन देणारे पॅकेज यात फरक असतो.

डिव्हाइसबरोबर काय येणार, हेही करारात स्पष्ट हवे. डिव्हाइसचा प्रकार, कॉन्फिगरेशन आणि अॅक्सेसरीज नमूद असाव्यात. ऑपरेटिंग सिस्टीम बिल्ड, कंपनीचे सेटिंग्ज, अॅसेट ओळख किंवा कामाच्या ठिकाणी इन्स्टॉलेशन डिलिव्हरीत येते का, तेही ठरवावे. त्यावरून तुम्हाला कसा हँडओव्हर अपेक्षित धरता येईल ते ठरते. सॉफ्टवेअर लायसन्स, बिझनेस अकाउंट आणि अॅक्सेस मंजुरी यांचा वेगळा विचार करावा लागतो. संगणक दिला म्हणजे कर्मचारी वापरत असलेले प्रत्येक अॅप्लिकेशन आपोआप मिळते असे नाही. लायसन्स कोण देणार, डिव्हाइस कोण कॉन्फिगर करणार आणि ते कामासाठी तयार आहे हे कोण पक्के करणार, हे ठरवून घ्यावे.

वापरादरम्यान बिघाड झाला तर कोण सांभाळणार, हाही मुद्दा आहे. सपोर्टमध्ये हेल्पडेस्क, तपासणी, दुरुस्ती आणि बदली डिव्हाइसची लॉजिस्टिक्स येऊ शकते, आणि प्रत्येकाचा अर्थ वेगळा आहे. रिमोट ट्रबलशूटिंगने सेटिंग्जची अडचण सुटू शकते, पण हार्डवेअरचा बिघाड असेल तर डिव्हाइस घेऊन जावे लागेल किंवा दुसरे द्यावे लागेल. कर्मचाऱ्याने तक्रार कशी नोंदवायची, सपोर्टची वेळ काय आणि प्रतिसाद किती वेळात मिळणार, हे विचारून घ्यावे. दुरुस्तीला अपेक्षेपेक्षा जास्त वेळ लागला तर काय, हेही विचारावे. प्रतिसाद आणि बदलीची बांधिलकी तुमची ठिकाणे आणि उपकरणे लक्षात घेऊन लिहिलेली हवी, मोघम आश्वासनावरून गृहीत धरलेली नको. सेवा रिमोट आहे, कामाच्या ठिकाणी येऊन मिळते की डिव्हाइस उचलून नेले जाते, आणि सर्व ठिकाणी तीच व्यवस्था आहे का, हेही तपासावे. देशभर उपलब्धता असल्याचे वर्णन असले तरी तुमच्या गरजेसाठी कोणता सपोर्ट मिळेल, ते सांगितले पाहिजे.

व्यवस्थापित सेवेत डिव्हाइसच्या नोंदी, स्टेटस रिपोर्टिंग आणि ठरलेले कॉन्फिगरेशन बदल येऊ शकतात. सिक्युरिटी अपडेट, अॅप्लिकेशन डिप्लॉयमेंट आणि एंडपॉइंट टूल्स यांची व्याप्ती स्पष्ट हवी. फक्त DaaS हे नाव पाहून कोणते प्लॅटफॉर्म वापरले जाते किंवा कोणते नियंत्रण सुरू आहे, हे कळत नाही. तरीही अॅक्सेस पॉलिसी ठरवणे, वापरकर्त्यांना परवानगी देणे आणि बदल कोण मंजूर करणार हे ठरवणे हे तुमच्या व्यवसायालाच करावे लागते. पुरवठादाराच्या कामांबरोबर तुमच्या टीमकडे कोणत्या जबाबदाऱ्या राहतात, तेही सांगावे. डिव्हाइस आउटसोर्स केले म्हणजे आयटीचे प्रत्येक निर्णय आउटसोर्स झाले असे धरू नये.

कराराच्या काळात उपकरण दुरुस्त होऊ शकते, दुसऱ्याला दिले जाऊ शकते किंवा बदलले जाऊ शकते. अशा बदलांचा डिव्हाइस रेकॉर्ड, अॅक्सेसरीज, सॉफ्टवेअर सेटअप आणि शुल्क यावर काय परिणाम होतो ते ठरवावे. बदली डिव्हाइसचे कॉन्फिगरेशन स्पष्ट ठरलेले हवे, समान मशीन देऊ असे अस्पष्ट आश्वासन नको. डेटा ट्रान्सफर आणि बॅकअप यांचाही कोणीतरी मालक हवा. बिघडलेले डिव्हाइस देण्याआधी प्रक्रिया पक्की करावी आणि मासिक सेवेबाहेरचे काम कोणते ते ओळखावे. हार्डवेअर बदलले म्हणजे अॅप्लिकेशन मायग्रेशन किंवा बॅकअप न घेतलेली माहिती परत मिळवणे त्यात येते, असे धरू नये.

मासिक बिलिंग म्हणजे फक्त पैसे भरण्याचे वेळापत्रक आहे. त्यामुळे आपोआप महिन्या-महिन्याचा करार किंवा उपकरण हवे तेव्हा परत करण्याचा मोकळा हक्क मिळत नाही. कराराचा कालावधी, वाढ, मुदतवाढ आणि लवकर संपवण्याच्या अटी तपासून घ्याव्यात. संगणक लीजिंग आणि DaaS यांची तुलना करताना फक्त पैशांकडे न बघता लेखी जबाबदाऱ्याही तपासाव्यात. लीजमध्येही सपोर्ट असू शकतो. खरा फरक ठरलेल्या सेवा आणि बांधिलकीत असतो, आणि अकाउंटिंगमध्ये त्याची नोंद कशी होते, ते व्यवसायाने वेगळे पक्के करून घ्यावे.

करार संपताना उपकरणे कशी परत घेतली जातात, कोणत्या स्थितीत अपेक्षित आहेत आणि डेटा हाताळणीची नोंद कशी होते, हे ठरवावे. रिफ्रेश, सॅनिटायझेशन किंवा रिटायरमेंट सेवा समाविष्ट असतील तर त्यांची व्याप्ती आणि पुरवठादार कोणता पुरावा देणार ते स्पष्ट करावे. मालकी हस्तांतरित होईल असे कधीही गृहीत धरू नये. ज्या मासिक सेवेतील उपकरणे आणि जबाबदाऱ्या लेखी समजतात, तीच निवडावी. काय येणार, सपोर्ट कोण देणार आणि व्यवस्था कशी संपणार, हे कोटेशनमधून स्पष्ट झाले पाहिजे.