कंपनीसाठी योग्य HRMS निवडताना कोणत्या दहा गोष्टी तपासाव्यात
चुकीचे सॉफ्टवेअर घेतले तर कर्मचारी पुन्हा एक्सेल शीटकडे वळतात आणि HR विभागाचे काम वाढते. म्हणून खरेदीआधी गरजा, खर्च आणि सुरक्षा नीट तपासणे महत्त्वाचे आहे.
छायाचित्रे सत्यापित केलेली नाहीत
कंपनीसाठी ह्युमन रिसोर्स मॅनेजमेंट सिस्टीम म्हणजेच HRMS निवडणे हा सर्वात महत्त्वाचा निर्णय मानला जातो. ही सिस्टीम कंपनीतले सगळे कर्मचारी वापरतात. शिवाय दर महिन्याला पगार वेळेवर होतो आणि स्थानिक कामगार कायद्यांचे पालन होते, तेही याच सिस्टीमवर अवलंबून असते.
चुकीचे सॉफ्टवेअर घेतले तर अडचणी हळूहळू आणि लक्षात न येता वाढतात. कर्मचारी नवीन प्रोग्रामऐवजी एक्सेल शीटमध्येच आपला डेटा नोंदवू लागतात. मॅनेजर पोर्टलवर माहिती भरणे सोडून देतात. HR विभागाला आधीपेक्षा दुप्पट कागदी काम करावे लागते.
सर्वोत्तम HRMS निवडताना फीचर्सची लांबलचक यादी हा मुख्य निकष नसतो. आज काय हवे आणि पुढच्या पाच वर्षांत काय लागेल, यावर लक्ष द्यावे आणि सध्याची परिस्थिती व भविष्यातल्या अपेक्षा दोन्ही बसतील असे सॉफ्टवेअर शोधावे.
पहिली पायरी म्हणजे विक्रेत्यांशी बोलण्याआधी आपल्या कंपनीतल्या खऱ्या अडचणी लिहून काढणे. पगाराचे हिशेब वारंवार हाताने दुरुस्त करावे लागतात का, नवीन भरती झालेल्यांचे ऑनबोर्डिंग वारंवार तीच कागदपत्रे आणि तोच डेटा भरण्यात अडकते का, रजेच्या मंजुरी ईमेलच्या साखळीत अडतात का, आणि वरिष्ठांना कर्मचारी गळती व मनुष्यबळाच्या खर्चाची अचूक माहिती वेळेवर मिळते का, हे तपासावे. प्रत्येक अडचणीमुळे किती तास वाया जातात, किती पैसे जातात आणि कर्मचाऱ्यांना किती त्रास होतो, याचा हिशेब मांडावा. हीच कसोटी प्रत्येक डेमोला लावावी. जे फीचर या अडचणी सोडवत नाही, ते पडद्यावर कितीही भारी दिसले तरी बाजूला ठेवता येते.
दुसरे म्हणजे सर्व विभागांना सुरुवातीपासून सोबत घ्यावे. फायनान्स विभागाला पगाराची नीट रचना आणि लेजरशी ताळमेळ हवा असतो. IT विभाग डेटा गव्हर्नन्स, सिंगल साइन-ऑन आणि ओळख व्यवस्थापनाच्या नियमांचे काटेकोर पालन मागतो. लाइन मॅनेजरना शिफ्ट नियोजन, रजा आणि मूल्यमापनासाठी सोपी मंजुरी प्रक्रिया लागते. कर्मचारी सेल्फ-सर्व्हिस पोर्टलवर खर्चाचे दावे करतात, हजेरी नोंदवतात आणि पेस्लिप पाहतात. सगळ्यांच्या गरजा आधी गोळा केल्या तर फायनान्स आणि IT कडून शेवटच्या क्षणी येणाऱ्या अडचणी टळतात, आणि त्याच HR निवड प्रकल्पांत उशिराची मुख्य कारणे असतात.
तिसरी गोष्ट म्हणजे कंपनीचा आकार आणि पसारा. फक्त एका ऑफिसमध्ये 150 कर्मचारी असलेल्या कंपनीची गरज वेगळी असते आणि वेगवेगळ्या प्रदेशांत, फ्री झोनमध्ये किंवा वेगळ्या संस्थांमध्ये काम करणाऱ्या 5,000 कर्मचाऱ्यांच्या कंपनीची वेगळी. अनेक संस्था, चलने आणि कायदेशीर क्षेत्रे, प्रदेशानुसार वेगळ्या शिफ्ट, भत्ते व हजेरीचे नियम, तसेच वेगवेगळे नोटीस पिरियड, प्रोबेशन आणि रजा, हे सगळे सिस्टीम स्वतःहून सांभाळते का ते पाहावे. ही सोय आजच उपलब्ध असावी, पुढे देऊ असे वचन नसावे. वाढणाऱ्या मध्यम कंपन्यांनी गरज नसलेल्या मोठ्या सुविधांचे पैसे भरू नयेत, म्हणून टप्प्याटप्प्याने घेता येणारी किंमत विचारात घ्यावी.
पगार हा HR यंत्रणेतला सर्वात कमी माफ करणारा भाग आहे. हाताने डेटा हलवावा लागू नये म्हणून पेरोल हा मूळ HR, वेळेची नोंद आणि रजा व्यवस्थापन यांच्याच डेटाबेसवर चालला पाहिजे. कायदेशीर पालनाची खरी तपासणी करावी, नुसत्या आश्वासनांवर विश्वास ठेवू नये. महिन्याच्या मध्यात रुजू झालेले कर्मचारी, प्रमाणशीर भत्ते आणि मागच्या तारखेपासूनचे बदल असलेल्या अवघड पेरोलचा प्रत्यक्ष डेमो मागावा. अचूकता तिथेच टिकते किंवा फुटते.
भरती आणि ऑफर स्वीकारल्यानंतर उमेदवाराचा तपशील आपोआप कर्मचारी डेटाबेसमध्ये यावा, म्हणून रिक्रुटमेंट सॉफ्टवेअर HRMS मध्येच जोडलेले असावे. अनेक माध्यमांतून नोकरीची जाहिरात, करिअर पेज, अर्जदार ट्रॅकिंग, मुलाखतींचे वेळापत्रक, पॅनेलचा अभिप्राय आणि ऑफर मंजुरी हे सगळे यात हवे.
वापरायला सोपेपणा आणि मोबाइल अॅप यांनाही महत्त्व द्यावे, कारण सिस्टीम खरोखर वापरली जाणे हीच यशाची कसोटी आहे. मॅनेजरना रोजच्या मंजुरीला किती वेळ लागतो ते मोजावे. डेटा सुरक्षेबाबत एन्क्रिप्शन, मल्टी-फॅक्टर ऑथेंटिकेशन, रोल-आधारित प्रवेश, ऑडिट लॉग आणि स्थानिक डेटा संरक्षण कायद्यांचे पालन लेखी घ्यावे. अंमलबजावणीतील मदत आणि SLA ची अटही करारापूर्वी स्पष्ट करावी.
शेवटी तीन ते पाच वर्षांचा एकूण मालकी खर्च काढावा, कारण सुरुवातीची लायसन्स फी खरा खर्च दाखवत नाही. एका विभागात खऱ्या डेटावर पायलट प्रकल्प चालवावा आणि तुलनेने तेवढ्याच आकाराच्या ग्राहकांशी थेट बोलावे. निःपक्षपाती निर्णयासाठी सुरुवातीच्या सर्व निकषांचा स्कोअरकार्ड बनवून HR, फायनान्स आणि IT प्रमुखांनी तो एकत्र तपासावा.
कमेंट
अजून कमेंट नाही. पहिली तुम्ही लिहा.